کارمندان اداری می‌توانند به افرادی گفته می شود که در هر سازمان یا شرکت دولتی یا خصوصی (عمدتا شرکت‌های بزرگ) استخدام شوند. در این سازمان ها اغلب، مدیران هر بخش وظایف دقیق و مشخص کارمندان اداری را تعیین می‌کنند. مشخصه ی مهم استخدام در مشاغل اداری، زمان مشخص ورود و خروج کارمندان است. تقریبا در تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها، کارمندان اداری باید طبق برنامه زمانی مشخص که طبق قوانین وزارت کار تعیین می‌شود به صورت تمام وقت و یا در مواردی پاره وقت مشغول به کار شوند.
شرح وظایفی که کارمند اداری ملزم به انجام آن است
همان طور که گفته شد کارمندان اداری براساس برنامه خاص شرکتی که در آن مشغول به کار هستند در بخش‌های مختلف، مسئولیت‌هایی بر عهده دارند. در ادامه این مقاله ما به وظایف عمومی یک کارمند اداری اشاره کرده‌ایم:
- پاسخگویی به تلفن، ارتباط دادن تماس‌ها و دریافت پیام
- جمع آوری، کپی، دسته بندی و بایگانی اسناد مربوط به فعالیت‌های اداری واحد
- تکمیل و ارسال صورت‌حساب‌ها، قراردادها، فاکتورها و چک‌ها
- دریافت و ارسال نامه از طریق سیستم اتوماسیون
- انجام امور اداری واحدهای مختلف یک شرکت
- ارتباط با مشتریان، کارمندان و افراد دیگر برای پاسخگویی به سؤالات
- پاسخ گویی به نامه‌ها
مهارت‌ها و دوره‌های آموزشی مورد نیاز شغل کارمند اداری:
برای استخدام شدن در یک سمت کارمند اداری نیازنیست در رشته ی خاصی تحصیل کرده باشید. افرادی که دارای مدرک کاردانی و کارشناسی هستند در رشته‌های مختلف می‌توانند کارمند اداری شوند. با این وجود کارمند اداری لازم است دوره آموزشی‌های زیر را گذرانده باشد:
یک کارمند اداری باید مهارت‌های زیر را برای استخدام داشته باشد:
- اصول و قوانین اداری
- اصول گزارش نویسی
- Microsoft Office
- آشنایی با اینترنت
- اصول نامه نگاری اداری
- بایگانی
- برقراری ارتباط موثر با دیگران
- آموزش ورد
- آموزش اکسل
- آموزش فتوشاپ
شخصیت شناسی کارمند اداری:
کسانی که به دنبال انجام کارهای منظم و غیرتخصصی هستند معمولا گزینه‌های خوبی برای استخدام در شغل کارمند هستند. افراد متقاضی استخدام در مشاغل امور اداری لازم است در انجام کارهای دفتری منظم و متبحر و با دقت باشند. یک کارمند اداری لازم است توانایی نوشتن گزارش و ارسال نامه‌های اداری را داشته باشد. سرعت عمل برای پیشبرد امور در زمان برنامه ریزی شده، مشخصه ای است که بازدهی کارمندان مشاغل اداری را افزایش می دهد.
هر سازمانی برای انجام کارهای دفتری و مکاتبات، نیازمند استخدام کارمند اداری است. به طور معمول حجم کارهای دفتری در سازمان‌های بزرگ بسیار زیاد است. کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری دارند. گاهی اوقات، برخی افراد حقیقی نیز مکاتبات، تراکنش‌های مالی و کارهای دفتری متعددی دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، سازماندهی این امور است تا همه کارها با نظم و سرعت پیش روند.
معمولا کارمند اداری نیازی به تحصیلات بالا ندارد. هر سازمان یا اداره ای روند کاری خودش را دارد و تنها باید کارمند اداری این روند را یاد بگیرد. با این وجود سازمان های اداری برای جذب کارمند و کارفرما ها برای جذب منشی بیشتر دنبال افرادی هستند که دارای نظم و برنامه ریزی در کار هستند.
با پیشرفت تکنولوژِی و فناوری و دیجیتالی شدن خیلی از کارهای اداری نیاز به کارمندان اداری هم روزبه روز کاهش می یابد. با این وجود، هنوز، به خصوص در کشورهای جهان سوم مثل ایران، با نقطه‌ای که کاغذبازی و بروکراسی اداری جای خودش را به خدمات دیجیتالی سریع و راحت بدهد، فاصله‌‌ی زیادی داریم.
شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری، معمولا تفاوت چندانی با هم ندارند و تقریبا یکسان هستند.کارمندان اداری باید به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، در محیط‌های دفتری، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کارفرمایان، نیازمند استخدام کارمند اداری نیمه وقت، به ویژه برای کار کردن در ساعات غیراداری هستند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها، کارمند اداری را به صورت پاره‌وقت، استخدام می کنند.
علاوه بر این مهارت های زیر برای آشنایی با کامپیوتر ضروری ست:
- شروع کار با کامپیوتر
- نصب ویندوز و اعمال تنظیمات اولیه
- آشنایی با محیط دسکتاب
- کار با فایلها و سازمان دهی فایلها
- کار با ابزار های ویندوز
- انجام تنظیمات ویندوز با استفاده از Control panel
- نصب نرم فزارهای مختلف در ویندوز
- نصب سخت افزارها مانند پرینتر و اسکنر و ...
- به دست آوردن مشخصات سخت افزاری کامپیوتر در ویندوز
- انجام تنظیمات کارت شبکه
icons at the top right corner of the subsection.